6 Tipps für die erfolgreiche Implementierung von Geschäftsprozesslösungen

Angesichts fortschrittlicher Technologie und gestiegener Kundenerwartungen müssen Unternehmen sich heute so weit wie möglich optimieren, um mithalten zu können. Dies umfasst Maßnahmen zur Automatisierung, Verkürzung von Fertigungszeiten und Verbesserung von Kundenservice-Systemen. 

Wie aber können Produktivität und Kundenerfolg im eigenen Unternehmen gesteigert werden? Ein bewährter Ansatz ist die Implementierung von Geschäftsprozesslösungen. 

Was sind Geschäftsprozesse?

Mit Geschäftsprozesslösungen optimieren Sie Unternehmensabläufe, die veraltet und zu langsam für moderne Benutzer*innen sind, und sorgen so für mehr positive Kundenerlebnisse.

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens kann die Einführung neuer Systeme und die grundlegende Umgestaltung täglicher Geschäftsabläufe eine durchaus respekteinflößende Aufgabe sein. Langfristig gesehen werden Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeitenden und vor allem Ihre Kund*innen jedoch in erheblichem Maße von diesen Anpassungen profitieren.

Auch wenn der Begriff nicht klar abgegrenzt ist, lassen sich ein paar grundsätzliche Merkmale von Geschäftsprozessen ausmachen:

  • Sie können eindeutig definiert werden, einschließlich der Feststellung von Erfolg und Misserfolg.
  • Sie müssen den Kund*innen zugutekommen.
  • Sie beinhalten eine zusammenhängende Folge von Aufgaben zur Steigerung der Produktivität.
  • Sie identifizieren die Bedürfnisse der Konsument*innen und konzentrieren sich auf deren Erfüllung.

Im Wesentlichen ist ein Geschäftsprozess ein Vorgang, den Ihr Unternehmen regelmäßig durchführt, um Inhalte zu produzieren, zu verkaufen oder zu verwalten. 

Es gibt drei Hauptformen solcher Betriebsabläufe, die sich durch Lösungen optimieren lassen:

Kernprozesse

Kernprozesse sind die Aktivitäten, die einem als Antwort auf die Frage „Was macht ein Unternehmen?“ vermutlich als Erstes in den Sinn kommen. Kundenbestellungen annehmen, Verkäufe erzielen und Produkte entwickeln – solche regelmäßigen Tätigkeiten bringen einem Unternehmen aktiv Umsatz ein. 

Managementprozesse

Managementprozesse sind genau das, was ihr Name vermuten lässt: Vorgänge zur Beaufsichtigung der Kernprozesse. Sie dienen der Überwachung von Budget und Produktivität ebenso wie der Analyse und Planung der Unternehmenstätigkeit. 

Unterstützungsprozesse

Zu den Unterstützungsprozessen zählen alle Tätigkeiten zur Unterstützung anderer Betriebsabläufe. Dies umfasst beispielsweise Aufgaben des technischen Supports oder der Buchhaltungsabteilung sowie Einstellung und Onboarding neuer Mitarbeitender. 

Was sind Geschäftsprozesslösungen?

Einfach ausgedrückt sind Geschäftsprozesslösungen Systeme, die Qualität, Geschwindigkeit und Genauigkeit der beschriebenen Geschäftsprozesse verbessern. 

Ob als Tool zur vollständigen Prozessautomatisierung oder als Protokoll zur Unterstützung und Förderung menschlicher Leistung – Prozesslösungen gibt es in allen erdenklichen Formen und Größen. 

Der Markt bietet eine Vielzahl verschiedener Geschäftsprozesslösungen. Um daraus diejenigen auszuwählen, die für die spezifischen Systeme Ihres Unternehmens geeignet sind und den erhofften Nutzen bringen können, ist umfassende Recherche essenziell, wie wir im Laufe des Artikels noch im Detail sehen werden.

Vorteile der Nutzung von Geschäftsprozesslösungen

Wir haben bereits festgestellt, dass Geschäftsprozesslösungen die bestehenden Prozessprotokolle in Ihrem Unternehmen verbessern können – das allein ist schon Anlass genug, sich näher mit ihnen zu beschäftigen. 

Ein genauerer Blick auf die konkreten Vorteile dieser Lösungen verrät: Durch ihren Einsatz können Ihre Teammitglieder entlastet und dadurch Effizienz, Conversion-Raten und positive Benutzererlebnisse gefördert werden. 

1. Entlastung der Mitarbeitenden

Geschäftsprozesslösungen haben zum Ziel, Ihrem Team die Arbeit durch ein gewisses Maß an Automatisierung zu erleichtern. Systeme zur Produktivitätssteigerung wie Yext Answers entlasten Ihre Mitarbeitenden durch die Rationalisierung von Teilaufgaben, die sie besonders viel Zeit kosten.

Damit kann die Mitarbeiterin des Kundenservice gemeint sein, die Ihr Unternehmensverzeichnis nach IT-Ressourcen zur Beantwortung einer Kundenfrage durchsucht, oder jemand vom Marketingteam, der Onsite-Inhalte als Teil der Suchmaschinenoptimierung erstellt.

2. Rationalisierung mühsamer Aufgaben im Unternehmen

Einige Geschäftsprozesse umfassen Tätigkeiten, die man als lästig bezeichnen könnte – etwa, wenn in der Buchhaltungsabteilung Unmengen von Zahlen in eine Excel-Tabelle eingeben werden müssen oder das Vertriebsteam reihenweise E‑Mails versenden muss, die mit Ausnahme weniger Variablen genau die gleiche interne Mitteilung enthalten. 

Geschäftsprozesslösungen übertragen diese mühsamen Aufgaben in ein virtuelles System, das deren Ausführung übernimmt. Dank extrem leistungsstarker Datenverarbeitungskapazitäten kann der Prozess auf diese Weise wesentlich effizienter ablaufen, während gleichzeitig Genauigkeit sowie potenzielle Kundeninteraktionen gestärkt werden. 

Anstatt mit Mitarbeitenden des technischen Supports zu sprechen, könnten Kund*innen beispielsweise eine Geschäftsprozesslösung wie einen KI-Chatbot nutzen, um auf Ihrer Unternehmenswebsite selbstständig nach den benötigten Informationen zu suchen.

3. Mehr Raum für wichtige Projekte

Wie bereits erwähnt zielen Geschäftsprozesslösungen darauf ab, Ihren Teammitgliedern einige langwierige Tätigkeiten abzunehmen und ihnen dadurch mehr Zeit für geschäftskritische Aufgaben einzuräumen. 

Durch die Entlastung Ihrer Mitarbeitenden können Sie den Fokus auf zentrale Betriebsabläufe legen, anstatt sich mit ebenfalls wichtigen, aber auf niedrigerer Ebene angesiedelten Angelegenheiten aufzuhalten.

Tipps für die Implementierung von Geschäftsprozesslösungen

Von der Implementierung einer Geschäftsprozesslösung können alle Bereiche Ihres Unternehmens profitieren – allerdings funktioniert das in der Regel nicht einfach per Knopfdruck. 

Vielmehr handelt es sich um einen Vorgang, in dessen Verlauf Sie in die Arbeitsweise Ihres Unternehmens eingreifen und den Sie deshalb äußerst ernst nehmen sollten. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Sie – abgesehen von Zielsetzungsgesprächen mit Abteilungsleiter*innen und der Auswahl des richtigen Anbieters – bei der Implementierung von Geschäftsprozesslösungen berücksichtigen sollten. 

1. Identifizieren Sie Optimierungspotenzial

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihr Unternehmen. Wo sehen Sie Optimierungsbedarf? An welcher Stelle wird unnötig Zeit und Energie investiert?

Bevor Sie sich dazu entscheiden, eine Geschäftsprozesslösung einzuführen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, wo Optimierungen möglich sind und wie Sie dabei vorgehen wollen. 

Egal, um welche Abteilung es geht: Der erste Schritt sollte immer in einer umfassenden Geschäftsevaluierung und der Aufstellung von Stärken und Schwächen bestehen. 

2. Investieren Sie in Recherche

Angesichts der großen Bandbreite an Lösungen, die der Markt heutzutage bietet, kommt es auf die richtige Vorarbeit an. Nachdem Sie ermittelt haben, welche Prozesse Sie ändern wollen, sollten Sie als Nächstes nach den passenden Dienstleistungen und Produkten suchen, mit denen Ihr Unternehmen diese Systeme optimieren kann. 

Die Kosten variieren dabei ebenso wie die Qualität der Dienstleistungen. Richten Sie Ihren Fokus aber in erster Linie darauf, Lösungen zu finden, die den Anforderungen und der Größe Ihres Unternehmens entsprechen. Sie sollten einen Anbieter finden, bei dem Ihr Geschäfts- und Kundenerfolg an erster Stelle steht.

3. Besprechen Sie Ergebniserwartungen mit den zuständigen Teams

Vermutlich sind Sie nicht die einzige Person in Ihrem Unternehmen, sondern arbeiten mit Team- oder Abteilungsleiter*innen mit unterschiedlichen Zuständigkeitsbereichen zusammen. 

Bei der Recherche über und Betrachtung von Geschäftsprozesslösungen kann es von enormem Vorteil sein, Mitarbeitende dieser Positionen mit ins Boot zu holen. Sie sind diejenigen, die am besten über die Bedürfnisse, Stärken und Schwächen ihrer jeweiligen Teams Bescheid wissen. Ihre Einblicke dienen als wichtige Orientierungshilfe bei der Eingrenzung geeigneter Lösungsoptionen für Ihr Unternehmen. 

4. Ermitteln Sie die Anforderungen ausgewählter Lösungen

Sie haben Optimierungsbedarf in Ihren Systemen erkannt, mögliche Geschäftsprozesslösungen recherchiert und sich mit Abteilungsleiter*innen ausgetauscht – damit ist es an der Zeit, sich für ein Angebot zu entscheiden. 

Vor dem offiziellen Startschuss sollten Sie als letzten Schritt die Anforderungen berücksichtigen, die an Ihr Unternehmen gestellt werden. Welche Zugriffe müssen gewährt und was muss alles organisiert werden? Wie viel Zeit wird die Integration der Systeme durch den Anbieter in Anspruch nehmen – oder wird Ihr Unternehmen für die Implementierung zuständig sein?

Wenn Sie diese Fragen mit ausreichend Vorlauf beantworten, sichern Sie den reibungslosen Ablauf des nächsten Schrittes und verkürzen die Zeit, die Ihr Unternehmen im Übergang zwischen zwei Systemen verbringen muss.

5. Führen Sie den Übergang zur ausgewählten Lösung durch

Nachdem Sie Ihr Bestmögliches getan haben, um einen effizienten Implementierungsprozess zu gewährleisten, können Sie unter Bereitstellung aller für den Lösungsdienst erforderlichen Daten oder Zugriffsberechtigungen mit der Einführung beginnen.

6. Überwachen Sie den Erfolg der neuen Lösung und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor

Wie bei jeder Erweiterung von Geschäftssystemen Ihres Unternehmens sollten Sie den Erfolg oder Misserfolg neuer Geschäftsprozesslösungen regelmäßig überprüfen. 

Wenn die neuen Prozesslösungen so funktionieren wie vorgesehen, sollten sich Anstiege bei Kundenerfolg und Mitarbeiterproduktivität feststellen lassen. Zugegeben, selbst bei sorgfältiger Recherche und Umsetzung läuft nicht immer alles wie geplant. 

Wenn sich durch die neue Lösung aus irgendeinem Grund keine Produktivitätssteigerungen oder sogar Nachteile für Ihren Geschäftserfolg ergeben, sollten Sie das System in Abstimmung mit dem Anbieter weiter anpassen, bis es funktioniert wie gewünscht. 

Fazit

Ob Kern-, Management- oder Unterstützungsprozess – die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Sie noch mehr aus Ihren Betriebsabläufen herausholen können. 

Unternehmen mit kontinuierlichem Wachstum können in bedeutendem Maße von der Implementierung entsprechender Prozesslösungen profitieren, während sie ihr Geschäft ausbauen. Um steigenden Kundenerwartungen weiterhin gerecht werden zu können, muss Ihr Unternehmen so schnell und effizient wie möglich arbeiten. 

Beraten Sie sich mit Ihren Teamleiter*innen und ermitteln Sie Bereiche und Systeme innerhalb Ihres Unternehmens, bei denen Verbesserungspotenzial besteht. 

Achten Sie darauf, sich umfassend zu informieren, bevor Sie sich endgültig für einen Anbieter von Geschäftsprozesslösungen entscheiden. Jede Lösung ist einzigartig – genau wie Ihr Unternehmen. Für eine erfolgreiche Integration ist es daher absolut entscheidend, dass sie perfekt auf Ihre Bedürfnisse, Ihre Unternehmensgröße und Ihre Anforderungen abgestimmt ist. 

Geschäftsprozesslösungen können Unternehmen jeder Größe und Branche enorm voranbringen. Mithilfe von Automatisierung und fortschrittlicher Technologie ebnen Sie Ihrem Unternehmen den Weg in eine erfolgreiche Zukunft. 

Quellen:

Five Outdated Business Processes We Keep Doing „Just Because“ (Fünf veraltet Geschäftsprozesse, an denen wir aus Gewohnheit festhalten) | MESLTD.ca

Tips For Determining Your Business’s Strengths and Weaknesses (Tipps zur Bestimmung der Stärken und Schwächen Ihres Business) | Pricemanager.com

How Much Does Business Process Automation Cost? (Was kostet Geschäftsprozessoptimierung?) | DocuPhase.com

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